Az átlagos polgár a hivatalok működését a profitrendszer működéséhez hasonlítja, ami ismerősebb számára. Ekkor felfedezi, hogy a bürokratikus vezetés pazarló, eredménytelen, lassú és regulációkba gabalyodott. Egyszerűen nem tudja megérteni, hogyan hagyhatják észszerű emberek az ilyen kártékony rendszer fenntartását. Miért nem adoptálják a magánvállalkozások jól bevált szokásait?
Azonban észszerűtlen az efféle kritika. Félreértelmezik a közigazgatás sajátságos jellemzőit. Nincsenek tudatában az állam és egy profitra törekvő vállalat közötti alapvető különbségeknek. Amit a közigazgatási hivatalok vezetésében hibáknak és hiányosságoknak neveznek, azok szükséges tulajdonságok. Egy hivatal nem egy profitra törekvő vállalat; nem használhat gazdasági kalkulációt; olyan problémákat kell megoldania, amelyek ismeretlenek a vállalatvezetés előtt. Nem lehetséges a magánvállalatok mintája alapján javítani a vezetésén. Hiba egy kormányhivatalt egy olyan vállalat működéséhez viszonyítani, ami a piaci tényezők kölcsönhatása alatt áll.
Természetesen minden ország közigazgatásában megjelennek olyan hibák, amelyek szemet szúrnak minden megfigyelőnek. Az emberek néha megdöbbennek a hivatali visszásságok foka láttán. De ha az ember fel akarja kutatni azok gyökereit, sokszor meglátja, hogy azok nem pusztán a vétkes gondatlanságból vagy a hozzáértés hiányából fakadnak. Néha különleges politikai és intézményes állapotokból fakadnak, vagy egy olyan probléma megoldására tett kísérletből, amelyre nem találtak kielégítőbb megoldást. Az összes fennálló nehézség részletes vizsgálata talán meggyőzne egy őszinte tanulmányozót arról, hogy a politikai erők általános állapotát tekintve ő maga sem tudná, hogyan lehetne a problémát kevésbé kifogásolható módon megoldani.
Hiábavaló olyan bürokratikus reformot támogatni, ami üzletembereket jelölne ki a különböző minisztériumok vezetőinek. A vállalkozói lét nem a vállalkozó személyiségéből fakad, hanem az általa elfoglalt helyzetből a piaci társadalom keretein belül. Egy egykori vállalkozó, akire egy kormányhivatalt bíznak, többé már nem üzletember, hanem bürokrata. Célja többé nem lehet a profit, hanem a szabályoknak és regulációknak való megfelelés. A hivatal vezetőjeként talán hatalmában áll megváltoztatni néhány apróbb szabályt és a belső folyamatok néhány részét. De a hivatal tevékenységét azok a szabályok és regulációk határozzák meg, amelyek kívül esnek az ő hatáskörén.
Általánosan elterjedt tévhit, hogy gazdálkodási mérnökök és az ő tudományos vezetésük által növelhető a kormányhivatalok hatékonysága. Viszont az ilyen elképzelések a polgári kormány céljainak félreértelmezéséből fakadnak.
Mint bármilyen mérnökség, a gazdálkodási mérnökség is egy számítási módszer elérhetőségétől függ. A profitra törekvő vállalatoknál létezik ilyen módszer. A bürokratikus vezetés problémája pontosan az efféle számítási módszer hiánya.
A profitra törekvő vállalatok területén a gazdálkodási mérnök tevékenységének célját tisztán meghatározza a profit elsőbbsége. Célja a költségek csökkentése az eredmények értékvesztése nélkül, vagy a költségek csökkentése az abból következő értékvesztésnél nagyobb arányban, vagy az eredmények piaci értékének növelése nagyobb arányban, mint a megkövetelt költségemelés. De a kormány területén az eredménynek nincs piaci ára. Nem lehet megvásárolni vagy eladni azt.
Vizsgáljunk meg három példát.
Egy rendőrállomás feladata egy hadiüzem szabotázs elleni védelme. Harminc járőrt rendel ehhez a feladathoz. A felelős parancsnoknak nincs szüksége egy hatékonysági szakértő tanácsára, hogy felfedezze, hogy pénzt takaríthatna meg, ha pusztán 20 emberre csökkentené az őrséget. De a kérdés: ellensúlyozza-e ez a gazdálkodás a felmerülő kockázatokat? Igen komoly dolgok forognak kockán: nemzetvédelem, a fegyveres erők és a polgárok morálja, számos tisztességes munkás élete. Mindezeket az értékes dolgokat nem lehet pénzben kifejezni. A felelősség teljes mértékben a Kongresszusra hárul a szükséges források allokációja tekintetében, illetve az állam végrehajtói ágára. Nem kerülhetik meg azzal, hogy a döntést egy felelőtlen tanácsadóra bízzák.
Az adóhivatal egyik feladata az esedékes adók végső meghatározása. Kötelessége a törvény értelmezése és alkalmazása. Ez nem pusztán irodai munka; ez egyfajta bírói szerepkör. Minden adófizető, aki tiltakozik a megbízott általi törvényértelmezés ellen, szabadon pert indíthat egy szövetségi bíróságon, hogy visszaszerezze a befizetett összeget. Mi haszna lehet a hatékonysági mérnöknek az ő időmérés és mozdulatelemzés tanulmányaival ezen ügyek lebonyolítása során? Stoppere rossz helyen volna a hivatal irodáiban. Nyilvánvaló, hogy – azonos körülmények között – egy gyorsabban dolgozó hivatalnok kívánatosabb munkavállaló, mint egy másik, aki lassabb. De a fő probléma a teljesítmény minőségében rejlik. Csak a tapasztalt senior hivatalnokok vannak abban a helyzetben, hogy szabályszerűen kiértékelhessék munkatársaik teljesítményét. A szellemi munkát nem lehet mechanikus eszközökkel mérni és értékelni.
Gondoljunk el végül egy példát, amelynek nem része sem a „magasabb” politika, sem a törvény helyes alkalmazása. Egy hivatal felel az irodai munka elvégzéséhez szükséges eszközök beszerzéséért. Ez egy viszonylag egyszerű munka. Viszont semmi esetre sem gépies feladat. Nem az a legjobb hivatalnok, aki a legtöbb rendelést képes leadni egy óra alatt. A legkielégítőbb teljesítmény a legalkalmasabb anyagok megvásárlása a legolcsóbb áron.
Tehát ami az államirányítást illeti, nem helyes kijelenteni azt, hogy az időmérés és mozdulatelemzés, illetve a tudományos vezetés többi eszközei „észszerű pontossággal bemutatják, mennyi idő és energia szükséges minden lehetséges módszerhez és eljáráshoz.”1 Ezek a dolgok használhatatlanok, mivel nem egyeztethetők az elvégzett munka minőségéhez. Nem a sebesség a szellemi munka egyetlen mércéje. Nem „mérhetsz” egy orvost az idő alapján, amit egy beteg vizsgálatára szentel. És nem „mérhetsz” egy bírót az idő alapján, amit egy határozat meghozatalára szentel.
Ha egy üzletember valami külföldi exportra szánt terméket gyárt, szíves örömest csökkentené a szóban forgó árucikk különböző részeihez szükséges munkaórákat. De a termék külföldre szállításához szükséges engedély nem az árucikk része. Az állam az engedély kibocsátása során semmivel nem járul a termék előállításához, marketingjéhez és szállításához. A hivatala nem egy üzem, amely a termék befejezéséhez szükséges részt gyártja. Amikor engedélyfüggővé teszi a kivitelt, az állam célja a külkereskedelem korlátozása. Csökkenteni szeretné az export teljes mennyiségét, vagy a nem kívánatos exportőrök általi export mennyiségét, vagy a nem kívánatos vásárlóknak történő eladások számát. Az engedélyek kibocsátása nem a cél, hanem egy technikai eszköz a cél eléréséhez. Az állam szempontjából a visszautasított engedélyek vagy az elmaradt kérelmek sokkal fontosabbak, mint a megadottak. Tehát nem volna a célnak megfelelő „az engedélyenként befektetett munkaórát” venni a hivatal teljesítménye mércéjének. Alkalmatlan volna „az engedélyek feldolgozásának folyamatát … gyártósor-alapon” végezni.2
Más különbségek is vannak. Ha a gyártási folyamat során tönkremegy vagy eltűnik egy rész, a következmény a termelési költségek pontosan limitált növekedése. Ha azonban egy engedélykérelem veszik el a hivatalban, a polgár komoly károkat szenvedhet. A törvény meg is tilthatja, hogy a károsított egyén peres úton kártérítést követeljen a hivataltól. De az állam politikai és erkölcsi felelőssége az engedélykérelmek nagyon gondos elbírálásában ennek ellenére továbbra is fennáll.
A kormányügyek lebonyolítása annyira különb az ipari folyamatoktól, mint egy gyilkos perbe fogása, elítélése és bebörtönzése a kukoricatermesztéstől vagy a cipőgyártástól. A kormány hatékonysága és az ipari hatékonyság teljesen különböző dolgok. Egy gyár vezetését nem lehet jobbítani azzal, ha egy rendőrállomást vesznek modellként, ahogy egy adóhivatal sem lehet hatékony, ha egy autógyár módszereit adoptálja. Lenin hibásan mutatott a kormányhivatalokra az ipar követendő mintájaként. De nem kevésbé tévednek azok, akik a hivatalok vezetését egyenlővé akarják tenni az iparokéval.
Sok dolgot kell reformálni a közigazgatáson belül. Természetesen időről időre minden emberi intézményt újra hozzá kell igazítani a változó körülményekhez. De semmilyen reform nem alakíthat át egy állami irodát egy magánvállalattá. Az állam nem egy profitra törekvő vállalat. Ügyleteit nem lehet nyereség-és-veszteség kimutatásokkal ellenőrizni. Teljesítményét nem lehet pénzben értékelni. Ez az alapvető tény a bürokrácia problémáinak kérdéskörében.